Regulament Valcea Forest Run & MTB 2023

Vâlcea Forest Run & MTB (VFR) este o un eveniment sportiv de strângere de fonduri organizat de FUNDAȚIA COMUNITARĂ VÂLCEA cu sprijinul CS AKTIV RM. VÂLCEA (Clubul Copiilor Aktivi) și ECOSPORT Rm. Vâlcea, denumit în continuare „Evenimentul”. 

Participanții la Eveniment se obligă să respecte termenii și condițiile Regulamentului Oficial al Competiției (denumit în continuare „Regulamentul”). Regulamentul este întocmit și va fi făcut public conform legislației aplicabile din România, fiind disponibil în mod gratuit oricărui solicitant pe site-ul run.fundatiacomunitaravalcea.ro. Cunoaşterea Regulamentului este obligatorie, participanţii urmând a semna o declaraţie de acceptare şi respectare a condiţiilor impuse prin Regulament. În ceea ce îi privește pe participanții minori, înscrierea și declarația va fi realizată de către unul dintre părinți/tutori.

Pe lângă componenta sportivă, evenimentul are și o parte filantropică. Evenimentul oferă posibilitatea sportivilor și tuturor celor cointeresați să susțină proiecte cu impact în zona comuntății locale vâlcene. Cele cinci proiecte pentru care puteți face sport anul acesta sunt:

1. Asociația Vatra cu Idei – Școala de vară pentru adolescenți de la țară 
2. Grup de Inițiativă pentru mediu – Învățăm să reciclăm! 
3. UAP Vâlcea – Râmnicul meu
4. Fundația Comunitară Vâlcea HUB – Co-working & educational space
5. Fundația Comunitară Vâlcea – Fondul Științescu 3.0 

Astfel, fiecare participant susține prin sport un proiect din comunitate, susținătorii săi la rândul lor având posibilitatea de a efectua o donație pentru proiectul respectiv. 

Perioada de desfășurare: 21 – 22 octombrie 2023

Perioada de înscrieri: 20 august – 10 octombrie 2023

Tipul Evenimentului:

Eveniment sportiv de alergare și MTB în pădure pe traseu marcat (precum și componenta #sportacasă) și cursă de orientare pentru copii, eveniment ce se adresează atât persoanelor din România, cât și din afara țării, amatori sau profesioniști, cu respectarea prevederilor prezentului Regulament. 

Locul desfășurării:

1. Muzeul Satului Vâlcean, loc. Bujoreni, Jud. Vâlcea – Zona de START&FINISH (pentru cursele de cros, semimaraton, mountain bike și orientare). 
2. La alegerea fiecărui participant pentru cursa  “Fă sport  pentru Științescu” pe formatul 

Sâmbătă, 21 octombrie 2023

• Semimaraton – 21 KM
• Cros – 10 KM
• Cros – 5 KM
• Cursa KIDS – orientare

Duminică, 22 octombrie 2023

• Cursa MTB 21 km 

Săptămâna  16-22 octombrie 2023

• Cursa de popularitate “Științescu Everywhere” pe formatul  #sportacasă

3.2. Categorii

• Semimaraton 21 km, Cros 10 km si Cros 5 km:

16-29 ani masculin, 16-29 ani feminin

30-39 ani masculin, 30-39 ani feminin

40-49 ani masculin, 40-49 ani feminin

50+ ani masculin, 50+ ani feminin

• Cursa MTB 21 km 

  16-29 ani masculin, 16-29 ani feminin

  30-39 ani masculin, 30-39 ani feminin

  40-49 ani masculin, 40-49 ani feminin

  50+ ani masculin, 50+ ani feminin

  electric bike (fară categorie de varstă, masculin și feminin)

• KIDS – copii cu vârsta 3-15 ani, fără categorii individuale (copii 3-12 ani vor fi însoțiți obligatoriu de un adult în timpul cursei)

• Cursa de popularitate “Științescu Everywhere”, fară categorii individuale, fară cronometrare, pe formatul #sportacasă

Încadrarea în grupa de vârstă va fi definită în funcție de vârsta participantului în anul competiției, indiferent dacă vârsta se împlinește înainte sau după data competiției, cu precizarea că vârsta minimă pentru participarea la cursele Evenimentului, cu excepția cursei KIDS, este de 16 ani împliniți în ziua cursei. Înscrierea participanților minori se face prin completarea formularului de înscriere de către părinții sau tutori legali ai minorului. Excepțional, dacă minorul nu are 16 ani împliniti în ziua cursei, participarea la una din cursele de cros se poate face doar dacă va participa alături de el un părinte însoțitor sau, după caz antrenor, toate acestea fiind aprobate în prealabil de organizatori, care vor valida sau nu înscrierea, după ce vor analiza solicitarea și justificarea trimise pe email la office@fundatiacomunitaravalcea.ro

3.3. Traseele VFR 2023

3.3.1. Cros 5 km, Cros 10 km și Semimaraton 21 km – sâmbătă, 21 octombrie 2023

Traseele de alergare în pădure pe traseu marcat se vor desfășura pe poteci și drumuri forestiere, prin pădure sau prin poienile din Valea Bujoreanca, Zona Trundin și Zona Fundătura. Va exista și o mică porțiune pe drum asfaltat. Traseele vor fi marcate și supravegheate de către arbitri responsabili pentru parcurgerea traseului în totalitate de către toți competitorii. Participanții care se abat de la traseu (scurtarea traseului, etc) vor fi descalificați. Marcajul se va realiza cu bandă de delimitare și indicatoare și săgeți (modele ale ambelor marcaje vor fi expuse si la secretariatul concursului). Organizatorii sunt exonerați de răspundere dacă în timpul cursei publicul deteriorează marcajele de ghidare.

Se vor descalifica concurenții in urmatoarele cazuri:

•       nerespectarea indicațiilor organizatorului cu privire la purtarea numărului de concurs pe piept
•       comportament nesportiv

•       nerespectarea mediului înconjurător

•       nerespectarea indicațiilor primite de către organizatori sau voluntari
•       scurtarea traseului sau ieșirea de pe traseul marcat
•       utilizarea unui mijloc de transport în timpul cursei
•       organizatorul consideră că accidentarea atletului nu îi mai permite continuarea cursei
•       schimbarea sau pierderea numărului de concurs

Cronometrarea traseelor se realizează electronic cu ajutorul chip-ului lipit pe spatele numărului de concurent. Este responsabilitatea participanților să poarte numărul de concurs pe tricou, pe partea din față (la probele de alergare în pădure) și pe bicicletă (la proba de MTB) și să nu deterioreze/piardă cipul electronic. În ziua competiției NU va fi posibilă schimbarea sau înlocuirea numerelor de concurs în cazul pierderii. 

Vor exista puncte de revitalizare și puncte suport pe traseu, iar numărul punctelor de alimentare variază în funcție de lungimea traseului (din 5km în 5 km aprox.). 

Participarea la concurs se face cu echipament propriu. Organizatorii recomandă un echipament adecvat condițiilor meteorologice și de teren: încălțăminte sport – pantofi pentru alergarea montană (cu talpa aderenă/antiderapantă), îmbrăcăminte sport, adecvată (în caz de ploaie o jachetă impermeabilă), împreună cu numărul de concurs, bidon pentru apă.

Timpi limită de sosire:

Crosul 5km: 1h 30 min

Crosul 10km: 2h 30 min

Semimaraton: 4h 

3.3.2. Cursa Mountain Bike 21 km – duminică, 22 octombrie 2023

Pe traseul de MTB se aplică aceleași reguli precum cele descrise mai sus pentru traseele de Cros 5 km, Cros10 km și Semimaraton. Timpul limită de sosire pentru cursa MTB 21 km este de 3h.

3.3.3. Cursa de orientare pentru copii – sambata, 21 octombrie 2023

Cursa de ORIENTARE SPORTIVĂ se adresează copiilor și tinerilor (vârsta max 15 ani). Traseul de orientare este potrivit atât pentru cei care vor încerca pentru prima dată sportul cu harta, cât și pentru copii mici (3-6 ani), însoțiți de părinți. La start fiecare participant (individual sau echipă) primește o hartă pe care este desenat traseul de orientare, pe care trebuie să îl parcurgă. Traseul este format din mai multe posturi de control, pe care participantul trebuie să le găsească în teren. Traseul de concurs este în mare parte pe poteci în pădure, în poieni și pe drumuri forestiere, în zona Muzeului Satului Vâlcean. Cursa de orientare nu este o cursă cronometrată. Startul se va da decalat, iar detaliile privind programul de desfășurare se vor afișa ulterior. 

3.3.4. Cursa de popularitate “Științescu Everywhere”, pe formatul #sportacasă, săptămâna 16 – 22 octombrie 2023 

Este o cursa de oriunde, pe modelul #sportacasă, care se desfășoară în perioada 16 – 22 octombrie 2023. Aceste cursă este destinată sportivilor care vor să alerge, să meargă cu bicicleta, să înoate sau să se cațere cu gândul la proiectele de acasă. Tipul traseului (ciclism sau alergare, în pădure sau în parc, înot în mare sau la bazin etc) și lungimea nu sunt impuse de organizatori, fiind o cursă de popularitate și de susținere a Proiectului Științescu la Vâlcea. Pentru confirmarea cursei, avem nevoie de o poza cu numărul de concurs și tricoul din kit (opțional), din timpul cursei, care urmează a fi trimisă pe adresa office@fundatiacomunitaravalcea.ro, până în data de 27 octombrie 2022, ora 23:59, pentru a participa la Tombola Științescu

4.1 Înscrierea participanților

Înscrierea participanților se realizează exclusiv online prin completarea formularului de  înscriere disponibil pe site-ul run.fundatiacomunitaravalcea.ro în perioada 20 august – 10 octombrie 2023. Un participant se poate înscrie și participa doar la câte o cursă în fiecare zi, cu excepția cursei copiilor unde poate participa alături de copil (3-6 ani). 

Validarea înscrierii este condiționată de completarea tuturor datelor menționate în formularul online, precum și de prezentarea dovezii plății în termen de 3 zile lucrătoare de la înscrierea online. 

Formularele de înscriere care nu au toate datele completate sunt considerate înscrieri incomplete și vor fi anulate.

Vârsta minimă pentru participare este de 16 ani împliniți la data de 1 septembrie 2023, cu excepția cursei copiilor. Înscrierea participanților minori se face prin completarea și trimiterea formularului de înscriere de către părinții sau tutori legali ai minorului.

4.2. Taxa de paticipare și modalități de plată

Taxa de participare: 

CURSA CROS 5 KM, CURSA CROS 10 KM, CURSA SEMIMARATON 21 KM, CURSA MTB 21 KM: 

– 100 lei, până la 31 august

– 150 lei, până la 30 septembrie

– 180 lei, până la 10 octombrie

CURSA COPIILOR: 60 lei

CURSA “Științescu Everywhere”: 100 lei

Taxa de participare se poate achita online prin card bancar, sau prin virament bancar în contul RO30BTRLRONCRT0507144702, deschis la Banca Transilvania pe numele FUNDAȚIA 

COMUNITARĂ VÂLCEA, CIF 41457930 cu mențiunea “donatie Valcea Forest Run”. După efectuarea plății prin virament bancar, vă rugăm să trimiteți un e-mail la adresa office@fundatiacomunitaravalcea.ro pentru confirmare. 

Taxele de participare nu sunt returnabile și nici transferabile, acestea urmând a fi donate în proporție de 50% unei cauze sociale a Evenimentului, în funcție de opțiunea fiecărui sportiv. 

4.3. Donații

Organizatorul evenimentului va reține un procent între 7% și 10% din donațiile atrase de proiecte, pentru acoperirea cheltuielilor administrative și de organizare a evenimentului. Restul de 90 – 93% din donațiile atrase de proiecte vor fi direcționate către asociațiile și grupurile de inițiativă care au inițiat proiectele, alături de 50% din taxele de participare ale sportivilor care optează pentru cauza lor. 

4.4 Declarația și acordul pe propria răspundere

Toți participanții își vor exprima acceptul privind acordul pe proprie răspundere pentru participare în formularul de înscriere prin bifele corespunzătoare. De asemenea, declarația pe propria răspundere împreună cu formularul COVID (după caz), primite pe e-mail, vor fi completate anterior și semnate de fiecare sportiv în parte, în momentul când se va prezenta la zona de validare din ziua cursei. 

5.1. Kit de participare

Ridicarea kitului se poate face doar pe baza unui document de identitate valid și a declarației pe propria răspundere. Pentru alergătorii minori se va prezenta acordul părintelui/tutorelui legal. Vom reveni cu programul exact privind ridicarea kiturilor. Ridicarea kit-urilor se va face din zonele special amenajate.

Kiturile participanților care participă la cursa “Fă sport pentru Științescu”, fără prezența fizică,  vor fi livrate gratuit doar în orașele din România, cu excepția celor din Rm. Vâlcea (acestea se vor ridica personal). 

Kit-ul de participare de la cursele de alergare în pădure și MTB: număr de concurs personalizat cu numele cursei, cip de cronometrare de unică folosință, tricou funcțional VFR 2023, toți participanții care termină cursa primesc medalie (inclusiv cei de la cursele virtuale), acces puncte de hidratare dotate cu fructe și apă (cursele fizice), alte surprize. 

Kit-ul de participare de la cursa copiilor: număr de concurs personalizat cu numele cursei, toți participanții care termină cursa primesc medalie (inclusiv cei de la cursele virtuale), acces puncte de hidratare dotate cu fructe și apă (cursele fizice), alte surprize. 

5.2. Ședința Tehnică

Sedința tehnică se va desfășura la zona de Start în dimineața fiecărei curse, conform programului transmis via e-amil și prin canalele oficiale ale evenimentului (website / pagină facebook).

6. Conditii administrative

Organizatorii pot efectua modificări ale programului, sau a altor detalii ale concursului, în funcție de situații diverse ce pot apărea pe parcursul derulării Evenimentului (ex: includerea unor noi elemente în program etc). Aceste modificări vor fi anunțate participanților și celor interesați prin intermediul site-ului oficial.

Organizatorii își rezervă dreptul de a modifica prezentul Regulament până la data începerii competiției cu obligativitatea anunțării modificărilor intervenite pe site.

Evenimentul poate fi înregistrat în scopuri de comunicare publică/informare, în orice modalitate (în special prin fotografii, înregistrări video etc.), în orice mediu existent sau viitor, pentru comunicare internațională, în orice scop, inclusiv în scop de publicitate și comercial. Prin urmare, fiecare participant acordă în mod explicit Organizatorului, persoanelor împuternicite de către Organizator și beneficiarilor (în special parteneri comerciali) permisiunea de a înregistra și de a reproduce, pe orice tip de suport, în orice format, respectiv de a reproduce și reprezenta, fără nicio remunerație, de nicio natură, numele, vocea, imaginea, și informații referitoare la activitatea sportivă desfășurată în contextul Evenimentului, pe o durată care nu poate depăși 5 de ani de la data Evenimentului.

Participantul autorizează în mod expres Organizatorul să cedeze partenerilor la Eveniment sub-licențe pentru folosirea imaginii în scopuri comerciale și publicitare. Fiecare participant acordă permisiunea lui deplină și irevocabilă Organizatorului, beneficiarilor (în special partenerilor săi comerciali), în scopul efectuării de campanii de publicitate, promovare sau pentru vânzare:

• de a face orice modificări, adăugări sau suprimări pe care le consideră necesare pentru a se utiliza imaginea sa, în condițiile definite mai jos;
• de a include sau combina imaginea lui sau a ei cu orice semnături, expresii, sloganuri, legende, mărci, semne distinctive, informații legale, efecte vizuale și, în general, în orice utilizare în materialele de comunicare în care acestea sunt utilizate.

Pentru minori, acest consimțământ este dat sub condiția ca drepturile și interesele lor să nu fie lezate de către părinții acestora sau de către tutorii legali care efectuează înscrierea în numele lor. Participantul garantează că imaginea sa nu face obiectul unui contract de exclusivitate. 

Organizatorului, beneficiarilor săi și persoanelor împuternicite le este interzisă în mod expres folosirea numelui unui participant, a vocii sau imaginii în orice format cu caracter pornografic, rasist sau xenofob și, mai mult, în general este interzisă orice utilizare care aduce atingere demnității participantului.

Participanții sunt informați și acceptă necondiționat ca imaginea lor, înregistrata de către reprezentanții oficiali ai Organizatorului, poate fi accesibilă pe site-ul Evenimentului și pe platforma de socializare Facebook. În ceea ce privește site-ul Evenimentului și platforma de socializare Facebook, participanții înțeleg și sunt de acord că orice utilizator de Internet îi poate identifica după nume, prenume și/sau numărul de cursă.

Fundația Comunitară Vâlcea (Organizatorul/FCVL), în calitate de Operator, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal: numele și prenumele, sexul, data nașterii, naționalitatea, numărul de telefon mobil, țara și orașul de domiciliu, e-mail, cel mai bun timp personal, numele echipei (dacă este cazul), coordonate bancare, imaginea foto/video, mărimea tricoului dacă este cazul.

8.1. Scopul și modalitatea de prelucrare a datelor

Datele sunt colectate de către FCVL când vă înregistrați la Vâlcea Forest Run (eveniment), prin intermediul platformei de înscrieri. Datele personale furnizate de către fiecare participant prin intermediul formularului de înscriere vor fi păstrate în format electronic. Furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie în vederea înregistrării participanților la eveniment și organizarea corespunzătoare a acestora și sunt necesare în vederea procesării taxelor de participare la curse. Rezultatele personale la curse vor fi de asemenea înregistrate, păstrate, prelucrate și publicate în vederea creării clasamentului, creării unei arhive și tipăririi personalizate a rezultatelor pe diplome.

8.2. Refuzul de a furniza datele

Datele solicitate sunt esențiale pentru organizarea evenimentului. Prin urmare, în cazul refuzului persoanei vizate de a furniza aceste date, organizatorul va refuza înregistrarea în cursă. Prin înregistrare, participantul consimte la înregistrarea, prelucrarea și utilizarea datelor personale în scopurile descrise la acest paragraf.

8.3. Dezvăluirea datelor personale

FCVL nu dezvăluie datele dumneavoastră personale niciunei terțe părți, cu excepția situației când există o obligație legală în acest sens, la cererea autorităților îndreptățite (de exemplu, echipe de prim ajutor, Poliție, Agenția Națională Anti-Doping etc.) sau când apreciem că este necesar în vederea investigării, prevenirii sau pentru a acționa împotriva unor situații potențial ilegale, în caz de suspiciuni de fraudă sau situații de urgență care implică punerea în pericol a integrității fizice sau a securității oricărei persoane.

8.4. Securitatea datelor personale

FCVL a implementat măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a asigura datele dumneavoastră personale împotriva pierderii accidentale, a accesului, folosirii, distrugerii sau dezvăluirilor neautorizate.

8.5. Drepturile dumneavoastră

Aveți următoarele drepturi în conformitate cu prezentul Regulament și conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR):

• Dreptul de a fi informat despre modalitatea de prelucrare a datelor;
• Dreptul de a accesa datele personale pe care le deținem despre dumneavoastră;
• Dreptul de a rectifica datele pe care le deținem, în cazul în care acestea sunt incorecte sau incomplete;
• Dreptul de a fi uitat, adică dreptul de ne solicita ștergerea datelor personale deținute;
• Dreptul de a restricționa prelucrarea datelor personale;
• Dreptul la portabilitatea datelor, adică de a fi transferate către o altă organizație;
• Dreptul de a obiecta ca datele dumneavoastră personale să fie folosite în anumite scopuri.

În cazul în care doriți să reclamați modalitatea de gestionare a datelor dumneavoastră, vă rugăm să contactați FCVL la adresa de email office@fundatiacomunitaravalcea.ro sau în scris la adresa: în Rm. Vâlcea, Str. General Magheru, nr. 6, bl. C1, tronson D, etaj 1, România. Vom analiza sesizarea dumneavoastră și vom colabora pentru rezolvarea problemei. Este posibil să vă solicităm dovezi ale identității.

8.6. Actualizarea datelor

Puteți revizui, corecta, actualiza sau șterge datele personale printr-o solicitare în acest sens, la datele de contact de mai sus menționate.

Dacă în continuare considerați că datele dumneavoastră nu sunt gestionate corect conform legii, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, unde puteți depune o plângere. Prin înscrierea la Vâlcea Forest Run, sportivii acceptă automat acest regulament.

Organizatorul îşi rezervă dreptul de a aduce modificări prezentului regulament, sau ale altor detalii ale evenimentului, în funcție de diversele situații ce pot să apară pe parcurs (schimbarea programului, introducerea de noi elemente etc.) până la data competiţiei. Eventualele modificări vor fi comunicate participanţilor în timp util, pe site-ul oficial al evenimentului, precum și pe rețelele de socializare. 

Organizatorii pot lua decizia unor modificări de traseu sau program dacă aceasta nu se poate desfăşura în condiţii de siguranţă.

La limită, se poate decide inclusiv anularea cursei, în situații excepționale. Prin forță majoră se înțelege orice eveniment care ar putea avea influență semnificativă asupra bunei desfășurări a competiției, cum ar fi: inundații majore, furtuni, dezastre naturale sau evenimente social politice majore. În aceste situații, taxa de participare nu va fi returnată.

Dacă evenimentul este anulat din motive de forță majoră, participanții nu vor beneficia de rambursarea taxei de înscriere și nici de compensații pentru alte pierderi, cum ar fi cheltuieli ocazionate de călătorie și cazare.

Organizatorii își rezerva dreptul de a modifica prezentul Regulament până la data începerii competiției cu obligativitatea anunțării modificarilor intervenite pe site și la locul de desfășurare a competiției.

Informațiile despre prelucrarea datelor cu caracter personal vor fi furnizate participantilor prin intermediul unei note de informare separate, disponibilă pe website-ul evenimentului.

Fundația Comunitară Vâlcea

www.fundatiacomunitaravalcea.ro

office@fundatiacomunitaravalcea.ro

Str. General Magheru, nr. 18, etaj 1 – Complex Gama