Regulament privind organizarea și desfășurarea evenimentului 

Vâlcea Forest Run 2020

1. INTRODUCERE

Vâlcea Forest Run (VFR) este o un eveniment sportiv de strângere de fonduri organizat de FUNDAȚIA COMUNITARĂ VÂLCEA cu sprijinul CS AKTIV RM. VÂLCEA (Clubul Copiilor Aktivi), denumit în continuare „Evenimentul”. 

Participanții la Eveniment se obligă să respecte termenii și condițiile Regulamentului Oficial al Competiției (denumit în continuare „Regulamentul”). Regulamentul este întocmit și va fi făcut public conform legislației aplicabile din România, fiind disponibil în mod gratuit oricărui solicitant pe site-ul www.fundatiacomunitaravalcea.ro. Cunoaşterea Regulamentului este obligatorie, participanţii urmând a semna o declaraţie de acceptare şi respectare a condiţiilor impuse prin Regulament. În ceea ce îi privește pe participanții minori, înscrierea și declarația va fi realizată de către unul dintre părinți/tutori.

Pe lângă componenta sportivă, evenimentul are și o parte filantropică. Evenimentul oferă posibilitatea sportivilor și tuturor celor interesați să susțină patru proiecte cu impact în zona comuntății locale vâlcene. 

Cele patru proiecte pentru care puteți alerga sau pedala anul acesta sunt:

      1. BroBots Team – Educație STEM, Echipa de Robotică a C.N. „Al. Lahovari”
      2. Artă stradală și istorie locală, Grupul de Inițiativă Liv Tu Visit… your city 
      3. Oltenia de sub Munte – geoparc aspirant UNESCO, Asociația Kogayon 
      4. Vâlcea Forest Run 2021- Pregătim viitorul eveniment sportiv, Fundația Comunitară Vâlcea

Astfel, fiecare participant susține prin sport un proiect din comunitate, susținătorii săi la rândul lor având posibilitatea de a efectua o donație pentru proiectul respectiv. Un sportiv poate opta să alerge sau să pedaleze pentru o singură cauză, chiar dacă alege să participe la mai multe curse. 

2. DATE GENERALE DESPRE COMPETIȚIE

Perioada de desfășurare: 1 -11 octombrie 2020

Perioada de înscrieri: 1- 30 septembrie 2020

Tipul Evenimentului: Eveniment sportiv de alergare și ciclism, care se adresează atât persoanelor din România cât și din afara țării, amatori sau profesioniști, cu respectarea prevederilor prezentului Regulament 

3. COMPONENTE TEHNICE ȘI DESFĂȘURAREA COMPETIȚIEI

3.1. Descrierea Curselor

  • Semimaraton – 21 KM
  • Cros – 10 KM
  • Cros – 5 KM
  • MTB 30 KM
  • MTB 50 KM
  • KIDS (la alegere: alergare, ciclism, orientare etc.)

3.2. Categorii

Semimaraton 21 km, MTB 30 km, MTB 50 km categorii:

  • 18-29 ani masculin, 18-29 ani feminin
  • 30-39 ani masculin, 30-39 ani feminin
  • 40-49 ani masculin, 40-49 ani feminin
  • 50+ ani masculin, 50+ ani feminin

Cros 10 km si 5 km, categorii:

  • 16-25 ani masculin; 16-25 ani feminin
  • 26-45 ani masculin; 26-45 ani feminin
  • 46 ani + masculin; 46 ani + feminin

KIDS – copii până 16 ani, fără categorii individuale 

Încadrarea în grupa de vârstă va fi definită în funcție de vârstă participantului în anul competiției, indiferent dacă vârsta se împlinește înainte sau după data competiției, cu precizarea că vârsta minimă pentru participarea la cursele Evenimentului, cu excepția cursei KIDS, este de 16 ani împliniți la data de 1 septembrie 2020. Înscrierea participanților minori se face prin completarea și trimiterea formularului de înscriere de către părinții sau tutori legali ai minorului.

3.3. Traseele VFR 2020

Sportivii pot să își aleagă traseul pe care urmează să îl parcurgă ținând cont de opțiunile de a face sport în cadrul evenimentului: 

  • #aleargăacasă în perioada 1-11 octombrie 2020, reprezintă opțiunea în care alegi când, unde și cât vrei să alergi sau să pedalezi cu gândul la proiectele de acasă. Copiii sunt invitați la orice tip de mișcare. Avem nevoie doar de o confirmare a turei făcute (de ex. Strava, GFit, Garmin, Polar etc.)
  • #aleargăînpădure reprezintă opțiunea în care în 10 și 11 octombrie poți veni la poarta de start de la Muzeul Satului din Bujoreni, jud. Vâlcea și să alergi sau să pedalezi pe unde vrei tu în pădurea din Valea Bujorencii. Traseul ți-l vei stabili singur, încadrându-te în numărul de kilometri corespunzători cursei alese. Poți parcurge cursa fie în alergare, mers, iar anul acesta chiar și pe bicicletă. Intenția de a porni în cursă din pădurea Valea Bujorencii se transmite organizatorilor pe e-mail office@fundatiacomunitaravalcea.ro, până în data de 30.09.2020 pentru a putea programa din timp.

Traseul trebuie parcurs într-o singură sesiune și trebuie să măsoare cel puțin distanța cursei la care  s-a înscris sportivul. Recomandarea este de a alege zone de alergare în pădure și drumuri off-road pentru ciclism.

După parcurgerea traseului, sportivii vor introduce rezultatul conform prevederilor de la Art. 5.2.  

Fiecare sportiv este responsabil pentru propria securitate şi siguranţă, atunci când parcurge traseul. De asemenea, sportivii sunt responsabili de cunoașterea și respectarea tuturor regulilor care se aplică pe traseul ales: reguli de distanțare socială, reguli rutiere etc.

4. ÎNSCRIERI, TAXE, CONDIȚII DE PARTICIPARE

4.1 Înscrierea participanților

Înscrierea participanților se realizează exclusiv online prin completarea formularului de  înscriere disponibil pe www.fundatiacomunitaravalcea.ro în perioada 1 – 30  septembrie 2020. Un participant se poate înscrie și participa la una sau mai multe curse. 

Validarea înscrierii este condiționată de completarea tuturor datelor menționate în formularul online, precum și de prezentarea dovezii plății în termen de 3 zile lucrătoare de la înscrierea online. 

Formularele de înscriere care nu au toate datele completate sunt considerate înscrieri incomplete și vor fi anulate.

Vârsta minimă pentru participare este de 16 ani împliniți la data de 1 septembrie 2020. Înscrierea participanților minori se face prin completarea și trimiterea formularului de înscriere de către părinții sau tutori legali ai minorului.

4.2. Taxa de participare și modalități de plată

Taxa de participare:

  • 50 lei/participant/cursă cu excepția cursei copiilor KIDS.
  • 20 lei/participant/cursa KIDS

Taxa de participare se poate achita online prin card bancar, sau prin virament bancar în contul RO30BTRLRONCRT0507144702, deschis la Banca Transilvania pe numele FUNDAȚIA COMUNITARĂ VÂLCEA, CIF 41457930. După efectuarea plății prin virament bancar, vă rugăm să trimiteți un e-mail la adresa office@fundatiacomunitaravalcea.ro pentru confirmare. 

Taxele de participare nu sunt returnabile și nici transferabile, acestea urmând a fi donate în proporție de 50% unei cauze sociale a Evenimentului, în funcție de opțiunea fiecărui sportiv. 

4.3. Declarația și acordul pe propria răspundere

Participarea la Eveniment se face pe proprie răspundere, în deplină cunoștință a capacității de a participa la eveniment, a stării de sănătate fizică şi mentală și a stării de alertă impusă de autoritățile din țara în care participantul aleargă/pedalează.

Toți participanții își vor exprima acceptul privind acordul pe proprie răspundere pentru participare în formularul de înscriere prin bifele corespunzătoare. Un link va fi trimis automat către această declarație, prin mail, în momentul validării înscrierii.

DECLARAȚIE PE PROPRIE RĂSPUNDERE:

Prin înscrierea și participarea la evenimentul sportiv declar pe propria răspundere că:

Subsemnatul/fiul/fiica/elevul/eleva mea sunt/este apt(ă) fizic și psihic și am/are o pregătire fizică corespunzătoare pentru participarea la acest eveniment sportiv, sunt conștient/ă de riscurile participării, mi le asum în totalitate și exonerez de orice răspundere organizatori în cazul în care voi/va suferi orice fel de prejudiciu, accident sau deces;

Datele completate în acest formular sunt corecte și declar ca am luat la cunoștință Regulamentul de desfășurare a evenimentului, pe care mă oblig sa îl respect în totalitate;

Organizatorul nu își asumă responsabilitatea pentru niciun fel de accident sau prejudiciu apărut în timpul acestui eveniment.

De asemenea, sunt de acord ca materialele foto, video, interviurile în presă (Radio, TV, ziare și reviste, bloguri, site-uri etc), reclamele, pliantele, afișele făcute în cadrul evenimentului pot fi multiplicate, difuzate sau publicate fără nicio pretenție din partea subsemnatului.

4.4. Echipament, Cronometrare, Puncte de hidratare, Asistență Medicală

Participarea la eveniment se realizează cu propriul echipament, adecvat traseului de concurs ales de fiecare participant în parte. 

Cronometrarea parcurgerii distanței cursei revine în sarcina sportivului, care ulterior va transmite dovada conform Art. 5.2.  

Fiecare sportiv este responsabil cu hidratarea proprie în timpul cursei, organizatorii neputând organiza puncte de hidratare.

Fiecare sportiv este responsabil de siguranța și securitatea medicală proprie și va acționa în consecință luând toate măsurile necesare pentru prevenție, precum și intervenție de urgență. 

5. DETALII ADMINISTRATIVE

5.1. Perioada de desfășurarea a Evenimentului Sportiv

Parcurgerea distanțelor aferente curselor pentru care s-a realizat înscrierea trebuie realizată într-o singură sesiune, în perioada 1-11 octombrie 2020, ora 23:59. 

  • #aleargăacasă în perioada 1-11 octombrie 2020, reprezintă opțiunea în care sportivii aleg când, unde și cât vor să alerge sau să meargă cu bicicleta cu gândul la proiectele de acasă. 
  • #aleargăînpădure reprezintă opțiunea în care în 10 și 11 octombrie sportivii pot să vină la poarta de start de la Muzeul Satului din Bujoreni, Vâlcea și să alerge pe un traseu în pădurea din Valea Bujorencii. Pentru această opțiune va fi un număr limitat de sportivi pe interval orar. Intenția de a alerga în pădurea Valea Bujorencii se transmite organizatorilor pe e-mail office@fundatiacomunitaravalcea.ro, până în data de 30.09.2020. 

5.2. Transmiterea rezultatelor

După efectuarea cursei, în perioada 1-11 octombrie 2020, ora 23:59, sportivii vor transmite rezultatul obținut, care va cuprinde data, timpul realizat și distantă parcursă. Dovezile acceptate sunt:

  • link dintr-o aplicație de urmărire prin GPS (de ex. Strava, GFit, Garmin, Polar etc.)
  • poză cu un ceas sau cronometru care să afișeze timpul realizat 
  • opțional, pentru cursa copiilor, o imagine care să prezinte tipul de mișcare efectuat de copil, care poate să cuprindă și numărul de participare. 

Organizatorul va trimite prin e-mail detalii legate de modalitatea transmiterii rezultatelor (link-ul către pagina de încărcare a rezultatelor individuale). De asemenea, contestațiile scrise legate de rezultate, se vor trimite pe  adresa de e-mail office@fundatiacomunitaravalcea.ro, până cel târziu pe 12 octombrie 2020, ora 23:59. 

5.3. Kit de participare, Premii 

Diplomele de participare vor putea fi descărcate de pe site-ul oficial al competiției în maximul 3 zile lucrătoare de la data transmiterii dovezii parcurgerii cursei. 

Kit-ul de participare pentru cursele Evenimentului, cu excepția cursei KIDS: număr de participare și diplomă digitală, medalie, tricou tehnic și/sau alte produse și surprize puse la dispoziție de sponsorii evenimentului. Detaliile privind expedierea kit-ului vor fi transmise pe e-mail participanților. 

Kit-ul pentru cursa KIDS: număr de participare și diplomă digitală. 

6. CONDIȚII ADMINISTRATIVE

Organizatorii pot efectua modificări ale programului, sau a altor detalii ale concursului, în funcție de situații diverse ce pot apărea pe parcursul derulării Evenimentului (ex: includerea unor noi elemente în program etc). Aceste modificări vor fi anunțate participanților și celor interesați prin intermediul site-ului oficial.

Organizatorii își rezervă dreptul de a modifica prezentul Regulament până la data începerii competiției cu obligativitatea anunțării modificărilor intervenite pe site.

7. DREPTUL LA IMAGINE

Evenimentul poate fi înregistrat în scopuri de comunicare publică/informare, în orice modalitate (în special prin fotografii, înregistrări video etc.), în orice mediu existent sau viitor, pentru comunicare internațională, în orice scop, inclusiv în scop de publicitate și comercial. Prin urmare, fiecare participant acordă în mod explicit Organizatorului, persoanelor împuternicite de către Organizator și beneficiarilor (în special parteneri comerciali) permisiunea de a înregistra și de a reproduce, pe orice tip de suport, în orice format, respectiv de a reproduce și reprezenta, fără nicio remunerație, de nicio natură, numele, vocea, imaginea, și informații referitoare la activitatea sportivă desfășurată în contextul Evenimentului, pe o durată care nu poate depăși 5 de ani de la data Evenimentului.

Participantul autorizează în mod expres Organizatorul să cedeze partenerilor la Eveniment sub-licențe pentru folosirea imaginii în scopuri comerciale și publicitare. Fiecare participant acordă permisiunea lui deplină și irevocabilă Organizatorului, beneficiarilor (în special partenerilor săi comerciali), în scopul efectuării de campanii de publicitate, promovare sau pentru vânzare:

  • de a face orice modificări, adăugări sau suprimări pe care le consideră necesare pentru a se utiliza imaginea sa, în condițiile definite mai jos;
  • de a include sau combina imaginea lui sau a ei cu orice semnături, expresii, sloganuri, legende, mărci, semne distinctive, informații legale, efecte vizuale și, în general, în orice utilizare în materialele de comunicare în care acestea sunt utilizate.

Pentru minori, acest consimțământ este dat sub condiția ca drepturile și interesele lor să nu fie lezate de către părinții acestora sau de către tutorii legali care efectuează înscrierea în numele lor. Participantul garantează că imaginea sa nu face obiectul unui contract de exclusivitate. 

Organizatorului, beneficiarilor săi și persoanelor împuternicite le este interzisă în mod expres folosirea numelui unui participant, a vocii sau imaginii în orice format cu caracter pornografic, rasist sau xenofob și, mai mult, în general este interzisă orice utilizare care aduce atingere demnității participantului.

Participanții sunt informați și acceptă necondiționat ca imaginea lor, înregistrata de către reprezentanții oficiali ai Organizatorului, poate fi accesibilă pe site-ul Evenimentului și pe platforma de socializare Facebook. În ceea ce privește site-ul Evenimentului și platforma de socializare Facebook, participanții înțeleg și sunt de acord că orice utilizator de Internet îi poate identifica după nume, prenume și/sau numărul de cursă.

8. DATELE PERSONALE COLECTATE

Fundația Comunitară Vâlcea (Organizatorul/FCVL), în calitate de Operator, prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal: numele și prenumele, sexul, data nașterii, naționalitatea, numărul de telefon mobil, țara și orașul de domiciliu, e-mail, cel mai bun timp personal, numele echipei (dacă este cazul), coordonate bancare, imaginea foto/video, mărimea tricoului dacă este cazul.

8.1. Scopul și modalitatea de prelucrare a datelor

Datele sunt colectate de către FCVL când vă înregistrați la Vâlcea Forest Run (eveniment), prin intermediul platformei de înscrieri. Datele personale furnizate de către fiecare participant prin intermediul formularului de înscriere vor fi păstrate în format electronic. Furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie în vederea înregistrării participanților la eveniment și organizarea corespunzătoare a acestora și sunt necesare în vederea procesării taxelor de participare la curse. Rezultatele personale la curse vor fi de asemenea înregistrate, păstrate, prelucrate și publicate în vederea creării clasamentului, creării unei arhive și tipăririi personalizate a rezultatelor pe diplome.

8.2. Refuzul de a furniza datele

Datele solicitate sunt esențiale pentru organizarea evenimentului. Prin urmare, în cazul refuzului persoanei vizate de a furniza aceste date, organizatorul va refuza înregistrarea în cursă. Prin înregistrare, participantul consimte la înregistrarea, prelucrarea și utilizarea datelor personale în scopurile descrise la acest paragraf.

8.3. Dezvăluirea datelor personale

FCVL nu dezvăluie datele dumneavoastră personale niciunei terțe părți, cu excepția situației când există o obligație legală în acest sens, la cererea autorităților îndreptățite (de exemplu, echipe de prim ajutor, Poliție, Agenția Națională Anti-Doping etc.) sau când apreciem că este necesar în vederea investigării, prevenirii sau pentru a acționa împotriva unor situații potențial ilegale, în caz de suspiciuni de fraudă sau situații de urgență care implică punerea în pericol a integrității fizice sau a securității oricărei persoane.

8.4. Securitatea datelor personale

FCVL a implementat măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a asigura datele dumneavoastră personale împotriva pierderii accidentale, a accesului, folosirii, distrugerii sau dezvăluirilor neautorizate.

8.5. Drepturile dumneavoastră

Aveți următoarele drepturi în conformitate cu prezentul Regulament și conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR):

  • Dreptul de a fi informat despre modalitatea de prelucrare a datelor;
  • Dreptul de a accesa datele personale pe care le deținem despre dumneavoastră;
  • Dreptul de a rectifica datele pe care le deținem, în cazul în care acestea sunt incorecte sau incomplete;
  • Dreptul de a fi uitat, adică dreptul de ne solicita ștergerea datelor personale deținute;
  • Dreptul de a restricționa prelucrarea datelor personale;
  • Dreptul la portabilitatea datelor, adică de a fi transferate către o altă organizație;
  • Dreptul de a obiecta ca datele dumneavoastră personale să fie folosite în anumite scopuri.

În cazul în care doriți să reclamați modalitatea de gestionare a datelor dumneavoastră, vă rugăm să contactați FCVL la adresa de email office@fundatiacomunitaravalcea.ro sau în scris la adresa: în Rm. Vâlcea, Str. Gib Mihăescu, Nr. 8, Spațiul 10, Et. 1, Vâlcea, România. Vom analiza sesizarea dumneavoastră și vom colabora pentru rezolvarea problemei. Este posibil să vă solicităm dovezi ale identității.

8.6. Actualizarea datelor

Puteți revizui, corecta, actualiza sau șterge datele personale printr-o solicitare în acest sens, la datele de contact de mai sus menționate.

Dacă în continuare considerați că datele dumneavoastră nu sunt gestionate corect conform legii, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, unde puteți depune o plângere. Prin înscrierea la Vâlcea Forest Run, sportivii acceptă automat acest regulament.

9. ALTE MENȚIUNI

Organizatorul îşi rezervă dreptul de a aduce modificări prezentului regulament, sau ale altor detalii ale evenimentului, în funcție de diversele situații ce pot să apară pe parcurs (schimbarea programului, introducerea de noi elemente etc.) până la data competiţiei. Eventualele modificări vor fi comunicate participanţilor în timp util, pe site-ul oficial al evenimentului, precum și pe rețelele de socializare. 

10. CONTACT

Fundația Comunitară Vâlcea

www.fundatiacomunitaravalcea.ro

office@fundatiacomunitaravalcea.ro

Str. Gib Mihăescu, Nr. 8, Spațiul 10, Et. 1, Rm. Vâlcea

0743.104.214